Quản lý bán hàng đa kênh là gom đơn từ quầy, từ điện thoại đặt hàng và từ GrabFood, ShopeeFood, BeFood về một màn hình, để bếp làm đúng món, thu ngân thu đúng tiền và cuối ngày đối soát đúng doanh thu. Cách gọn nhất để làm việc đó là kết nối POS với các app giao đồ ăn: đơn tự chảy về máy, nhân viên không phải nghe điện thoại rồi gõ lại.
Nếu quán đang bán trên 2-3 app cùng lúc, câu trả lời ngắn là: hãy để POS làm trung tâm, còn mỗi app chỉ là một nguồn đơn. Làm được vậy, bạn nhìn thấy toàn cảnh doanh thu trong ngày thay vì mở từng chiếc điện thoại để đếm.
Vì sao phải quản lý bán hàng đa kênh tập trung?
Bán tại quán là một kênh. GrabFood, ShopeeFood, BeFood là ba kênh khác, mỗi kênh có thực đơn, chương trình khuyến mãi và mức phí riêng theo hợp đồng. Nếu mỗi kênh nằm trên một chiếc điện thoại, quán sẽ có bốn nơi phát sinh đơn mà không nơi nào nhìn thấy nơi nào.
Bốn lỗ hổng hay gặp
- Gõ lại đơn hai lần: nhân viên đọc trên điện thoại rồi nhập vào máy tính tiền, vừa chậm vừa dễ sai món, sót món.
- Bếp nhận phiếu từ nhiều nguồn: phiếu giấy của app, phiếu của POS, phiếu ghi tay của phục vụ; không ai biết đơn nào đã làm xong.
- Tồn kho không trừ đúng: món đã hết trên app nhưng quầy vẫn nhận đơn, hoặc ngược lại, khách đến quán mới biết hết nguyên liệu.
- Không biết kênh nào lãi: cuối ngày chỉ thấy tổng tiền, không tách được doanh thu, phí và chi phí nguyên liệu theo từng kênh.
Kết nối POS với GrabFood, ShopeeFood, BeFood diễn ra thế nào?
Nguyên tắc chung khá đơn giản: mỗi app đều có khu vực dành cho đối tác, nơi bạn lấy mã cửa hàng hoặc mã kết nối. Bạn nhập mã đó vào POS, bật chế độ nhận đơn tự động, từ đó đơn mới hiện lên trong POS như một đơn tại bàn.
Bitebolt là phần mềm POS và quản lý cửa hàng cho quán ăn, quán cà phê và quán billiard do Zodinet Technology phát triển, gồm các phần POS (order, bàn, thanh toán), quản lý tồn kho, CRM, hóa đơn điện tử, tích hợp thanh toán và điều khiển thiết bị IoT. Khi mọi đơn đều nằm trong một hệ thống, việc chốt ca và kiểm tồn kho nhẹ hơn hẳn so với việc mở từng app để cộng tay.
Đơn đi qua những bước nào?
- Khách đặt trên app, đơn phát sinh ở phía đối tác giao hàng.
- POS nhận đơn và in phiếu cho bếp hoặc hiện lên màn hình bếp.
- Nhân viên làm món và cập nhật trạng thái đang chuẩn bị.
- Món xong, bấm hoàn tất; app thông báo cho tài xế đến lấy.
- Doanh thu của đơn được ghi vào đúng ca và đúng kênh.
Nên đồng bộ những dữ liệu gì?
| Dữ liệu | Nếu đồng bộ | Nếu không đồng bộ |
|---|---|---|
| Thực đơn và giá | Sửa một lần, áp cho mọi kênh | Giá lệch nhau, khách thắc mắc, nhân viên bối rối |
| Tồn kho nguyên liệu | Bán trên app thì kho trừ theo, hết món là báo hết | App vẫn nhận món đã hết, phải gọi xin lỗi khách |
| Trạng thái đơn | Tài xế và khách thấy đúng tiến độ | Khách hủy vì tưởng quán chưa làm |
| Doanh thu theo kênh | Biết kênh nào lãi, món nào bán chạy | Chỉ thấy tổng tiền, không rõ tiền đến từ đâu |
Các bước kết nối POS với app giao đồ ăn
Thứ tự dưới đây giúp bạn tránh phải làm lại từ đầu, nhất là khi quán đang bán trên nhiều app cùng lúc.
- Rà lại tài khoản đối tác trên từng app: đúng tên quán, địa chỉ, giờ mở cửa và số điện thoại nhận đơn.
- Chuẩn hóa thực đơn một lần: mã món, tên món, giá, size, topping, món bán kèm. Cùng một món thì dùng cùng một mã ở mọi kênh.
- Kiểm tra POS có sẵn phần kết nối với các app bạn đang bán hay không, và hỏi rõ trước khi mua.
- Tạo kết nối trong POS: nhập mã cửa hàng lấy từ app, bật nhận đơn tự động và chọn máy in phiếu bếp.
- Chạy thử một đơn thật trên mỗi app vào giờ vắng: kiểm tra phiếu bếp, trạng thái đơn, số tiền và tên khách.
- Thống nhất một quy tắc cho nhân viên: mọi đơn đều nhìn trên POS, không nhìn điện thoại; đơn nào xong thì bấm hoàn tất ngay.
- Đặt giờ đối soát cố định cuối ca: so doanh thu trên POS với báo cáo từng app, ghi lại chênh lệch và xử lý trong ngày.
Nếu quán chưa có POS, hãy ưu tiên chọn loại đã làm sẵn phần kết nối app. Nhiều giải pháp quản lý bán hàng cho quán ăn, quán cà phê và quán billiard đã tích hợp sẵn việc này, bạn không phải tự nối hay thuê thêm kỹ thuật.
Lỗi chủ quán hay mắc khi quản lý bán hàng đa kênh
- Để giá trên app cao hơn giá tại quán nhưng không ai kiểm soát, khách phát hiện và mất niềm tin.
- Tắt app khi quán đông rồi quên bật lại, mất một buổi bán hàng mà không biết.
- Không phân công ai chịu trách nhiệm theo dõi đơn app, nên đơn nào trễ cũng không ai xử lý.
- Không đối soát khoản tiền app chuyển về, để lệch vài đơn mỗi tuần mà không phát hiện.
- In phiếu bếp từ hai máy khác nhau, nhân viên không biết phiếu nào đã làm.
- Quên rằng doanh thu bán qua app vẫn phải khớp với hóa đơn điện tử nếu quán thuộc diện phải xuất hóa đơn; hãy kiểm tra quy định mới nhất để chắc chắn.
Câu hỏi thường gặp
Kết nối POS với GrabFood, ShopeeFood, BeFood có mất phí không?
Phí tùy nhà cung cấp POS và tùy app, nên hãy hỏi rõ ba điểm: phí kết nối ban đầu, phí duy trì hằng tháng và phí khi thêm app mới. Song song đó, đọc kỹ hợp đồng đối tác về mức phí hoa hồng của từng app vì mỗi nơi một khác. Đừng chọn công cụ chỉ vì miễn phí kết nối nhưng lại thiếu đối soát doanh thu.
Quán nhỏ chỉ bán một app thì có cần POS đa kênh không?
Nếu quán chỉ bán tại chỗ và rất ít đơn, sổ sách vẫn tạm ổn. Nhưng khi đã có một app, tức là bạn đã có hai kênh, và mọi sai sót thường bắt đầu từ việc gõ lại đơn. Dùng POS từ giai đoạn này giúp bạn quen quy trình trước khi mở thêm kênh thứ ba, thứ tư.
Mất mạng thì đơn từ app có về POS không?
Điều này phụ thuộc vào phần mềm bạn dùng, nên hãy hỏi nhà cung cấp về chế độ xử lý khi mất mạng. Nguyên tắc chung là đơn vẫn nằm trên app, bạn xử lý trên điện thoại và đồng bộ lại khi có mạng. Nên có một sim 4G dự phòng và một quy trình giấy cho giờ cao điểm.
Làm sao biết kênh nào đang có lãi?
Hãy tách doanh thu theo từng kênh, rồi trừ chi phí nguyên liệu và phí của app để ra số còn lại. So sánh theo tuần thay vì theo ngày, vì mỗi kênh có ngày cao điểm khác nhau. Chú ý những món bán chạy trên app nhưng lãi mỏng do khuyến mãi, đừng chỉ nhìn số lượng đơn.
Kết luận
Quản lý bán hàng đa kênh không cần bắt đầu bằng một hệ thống lớn. Bạn chỉ cần ba việc: chuẩn hóa thực đơn dùng chung cho mọi kênh, để mọi đơn chảy về một màn hình POS duy nhất, và đặt một giờ đối soát cố định mỗi cuối ca.
Làm được ba việc này, bạn sẽ biết chính xác tiền đến từ đâu, đơn nào bị sót và kênh nào nên đầu tư thêm. Hãy bắt đầu từ app có nhiều đơn nhất trong tuần này.
Bạn muốn quản lý quán nhẹ nhàng hơn? Bitebolt gộp bán hàng, tồn kho, CRM và hóa đơn điện tử trong một ứng dụng. Xem giải pháp quản lý bán hàng Bitebolt, tham khảo bảng giá hoặc liên hệ để được tư vấn.
