Đối với một nhà hàng cung cấp dịch vụ ăn uống, nguyên vật liệu chính là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thành phẩm. Món ăn có ngon hay không, có đủ chất lượng để làm hài lòng và thu hút khách hàng hay không phụ thuộc rất nhiều đến nguồn nguyên vật liệu mà trong đó làm sao để quản lý chúng một cách hiệu quả và tiết kiệm chính là bài toán nan giải đối với nhiều doanh nghiệp. Sau đây Bitebolt gợi ý cho chủ cửa hàng 6 bước để quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, giúp quy trình hoá khâu vận hành từ đó giúp tiết kiệm đáng kể nhân công cũng như thời gian cho nhà hàng.

1. Dự tính số lượng nguyên vật liệu cần mua

Bước đầu tiên để lên kế hoạch đặt hàng cho nguyên vật liệu chính là dự trù số lượng nguyên vật liệu cần dùng theo ngày, theo tuần, theo tháng. Đây thường là nhiệm vụ của bếp trưởng hoặc bếp phó, những người trực tiếp quyết định khẩu phần của menu và phân chia định lượng nguyên liệu cho từng món.

Thông thường, các sản phẩm tươi sống như thịt, cá, rau củ,…sẽ cần phải mua mới mỗi ngày để đảm bảo được độ tươi ngon và chất lượng. Những sản phẩm đóng hộp hoặc nguyên liệu khô có thể mua theo mỗi tuần hoặc mỗi tháng tuỳ theo nhu cầu sử dụng và kế hoạch chi tiêu của nhà hàng.

Để tránh lãng phí nguyên vật liệu, nhà bếp và chủ doanh nghiệp cần có bảng thống kê định lượng mỗi thành phần cho món ăn từ đó lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu phù hợp. Tuyệt đối không để nguyên liệu rơi vào tình trạng thiếu hụt và tồn kho xuống dưới mức tối thiểu.

2. Xác định khả năng cung ứng của nhà cung cấp

Luôn cố gắng không để doanh nghiệp rơi vào thế bị động đối với khâu nhập nguyên vật liệu. Nhà bếp hoặc chủ nhà hàng cần có danh sách nhà cung cấp chính và các nhà cung cấp phụ đề phòng trường hợp nhà cung cấp lựa chọn không đủ khả năng cung ứng.

Dựa vào khả năng cung ứng của nhà cung cấp mà nhà bếp có thể tối ưu kế hoạch chuẩn bị nguyên liệu cho nhà hàng, chính vì thế đây cũng là một bước quan trọng bạn cần chú ý thực hiện.

3. Thực hiện nhập – xuất nguyên liệu

Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín cũng là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến chi phí đầu vào, song giá thành nguyên vật liệu cần phải đi đôi với chất lượng và phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Khi nhà bếp đã có kế hoạch mua nguyên vật liệu theo ngày, theo tuần…và danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, bước tiếp theo trong quy trình quản lý là tiến hành nhập nguyên liệu từ nhà cung cấp.

Một số yếu tố quan trọng ở bước nhập nguyên liệu có thể kể đến: Hạn sử dụng của sản phẩm, tình trạng của sản phẩm tươi sống, số lượng nguyên liệu đúng theo order,…

4. Kiểm soát tiến độ sử dụng nguyên liệu

Sau khi đã hoàn thành các khâu lựa chọn và nhập nguyên vật liệu từ nhà cung ứng, bạn cần có kể hoạch sử dụng chúng một cách thông minh và hiệu quả để hạn chế tối đa thất thoát trong quá trình chế biến. Các vấn đề cần được chủ quan nghiệp để mắt đến khi sử dụng nguyên liệu trong nhà hàng:

• Giám sát song song khâu nhập nguyên liệu, hạn chế để bộ phận bếp toàn quyền quyết định quy trình quản lý nguyên liệu
• Có kế hoạch kiểm kho theo ngày, theo tuần, theo tháng để kịp thời xử lý nếu có thất thoát xảy ra
• Tuyệt đối không sử dụng nguyên liệu quá hạn, tránh ảnh hưởng đến chất lượng món ăn

5. Lên kế hoạch bảo quản nguyên vật liệu

Bảo quản nguyên vật liệu nghe thì có vẻ dễ dàng tuy nhiên đối với các nhà hàng vừa và nhỏ, không có quy trình và cơ sở vật chất hiện đại cho việc bảo quản thì rất dễ xảy ra sai sót ảnh hưởng đến chất lượng của nguyên liệu và gây ra các thiệt hại về chi phí. Chính vì thế chủ doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố sau để cải thiện quy trình bảo quản nguyên liệu của mình:

• Nơi dự trữ nguyên liệu cần khô thoáng, sạch sẽ, không để nguyên liệu sạch dưới nền đất hoặc nơi không đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh
• Phân loại đồ ăn và ghi chú ngày nhận hàng để tránh trường hợp sử dụng sản phẩm đông lạnh quá lâu
• Các loại thực phẩm khác nhau cần có cách bảo quản và thời gian bảo quản khác nhau.
• Cần có nhân viên hoặc bộ phận thường xuyên kiểm tra tình trạng kho và chất lượng của nguyên liệu

6. Lên kế hoạch dự trù

Một bước quan trọng nhưng thường xuyên bị bỏ qua tại các nhà hàng vừa và nhỏ là lên kế hoạch dự trù cho việc dự trữ và sử dụng nguyên liệu. Thông thường vào các dịp lễ, tết, ngày chay, mùa cao điểm,….giá cả và khả năng cung ứng thực phẩm sẽ có sự thay đổi vì vậy chủ cửa hàng cần lên kế hoạch trước cho những thời điểm này để tránh ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động của nhà hàng.

Ứng dụng quản lý nhà hàng Bitebolt cung cấp các tính năng cần thiết để chủ doanh nghiệp F&B quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu một cách an toàn và hiệu quả, giúp hạn chế tối đa thất thoát và sai lệch trong quá trình vận hành với các ưu điểm nổi bật:

• Quản lý nguyên vật liệu theo nhóm / danh mục
• Tự động trừ tồn kho theo định lượng chia sẵn cho từng món ăn
• Quản lý nhà cung ứng ngay trên hệ thống
• Báo cáo và thống kê doanh số bán hàng trên một hệ thống thuận tiện cho việc lên kế hoạch chuẩn bị nguyên liệu.